El software de gestión de proyectos se presenta en todas las formas y tamaños, pero el resultado final es que el software de gestión de proyectos se utiliza para corroborar y delegar en función de las necesidades de cada equipo dentro de su organización. No importa el tamaño del equipo, el objetivo sigue siendo el mismo: asignar proyectos a los miembros del equipo, supervisar el progreso, delegar según sea necesario y lograr resultados. Dada la naturaleza diversa de tantas empresas, no es difícil creer que existe una verdadera cantidad de opciones de software de gestión de proyectos que pueden hacer que el proceso de selección sea abrumador. Hay programas de software específicamente para empresas de diferente tamaño, desde pequeñas a medianas y empresas, y otros que están en línea a través de servicios en la nube o locales, y otros con integraciones adicionales en piezas de software existentes. Hacer una elección equivocada puede traer frustración y, en última instancia, la pérdida de dinero a su equipo. Por otro lado, hacer la mejor elección puede impulsar su negocio al siguiente nivel. Vamos a revisar las mejores opciones de software de gestión de proyectos, lo que las hace grandes y dignas de consideración, las mejores prácticas, y cómo cada una encaja en diferentes modelos de negocio de tamaño y estilo.

Prácticas óptimas en la utilización de programas informáticos de gestión de proyectos

El software de gestión de proyectos se utiliza mejor con un director de proyecto o con directores de diferentes niveles que colaboren para racionalizar los progresos. El objetivo final de cada director de proyecto es conseguir que las cosas se hagan lo más rápidamente posible y sin que se llegue a ningún punto muerto, con o sin presupuesto, manteniendo al mismo tiempo al equipo motivado y actualizado. Aquí es donde entran en juego estas plataformas. El software de gestión de proyectos está destinado a organizar y construir esa línea de tiempo de la manera más precisa y eficiente posible. Sin un director de proyecto y un proceso de proyecto racionalizado, las tareas pueden enredarse y los miembros del equipo pueden verse abrumados, lo que resulta en plazos de entrega menos que satisfactorios para las tareas completadas. Por lo tanto, hay que tener en cuenta que, si bien el software es una herramienta valiosa, es necesario que haya pistas habilitadas y un proceso definido ya establecido dentro de la organización para que el software de gestión de proyectos funcione al máximo de su potencial.

¿Qué es lo que hace que una buena plataforma de gestión de proyectos sea buena?

Una buena plataforma de gestión de proyectos permite al director de un proyecto ver y editar las listas de tareas y supervisar los calendarios y proyectos. El intercambio de archivos es una necesidad, así como la comunicación fácil, ya sea mediante una opción de chat social dentro de la propia plataforma, o una plataforma de comunicación integrada como Slack. La presentación de informes también es obligatoria. Sin la presentación de informes, es un desafío monitorear lo que funciona y lo que no, lo que se está haciendo y lo que necesita un poco de apoyo. Y por último, la usabilidad. Puedes tener la «mejor» plataforma del mundo, pero si es difícil de usar y/o carece de apoyo o de opciones de formación para tu equipo, ¿de qué sirve? Su organización necesita poder utilizarla fácilmente o ser capaz de obtener la formación que necesita rápidamente para entender cómo registrar mejor su progreso y colaborar.

Antes de sumergirnos más profundamente, ¿qué es un gráfico de Gantt?

Cuanto más se profundiza en la gestión de proyectos, más se ve la palabra «Gantt». Entonces, ¿qué es? Un Gantt, o un diagrama de Gantt, es una de las mejores y más comunes formas de mostrar el estado de las tareas y eventos dentro de un marco de tiempo determinado a través de un gráfico de barras horizontales. Se parece mucho a un horario tradicional o a un calendario, pero en lugar de mostrar un rango completo de un evento, muestra un marco de tiempo o plazo más específico. La ventaja aquí es que se obtiene una buena vista de lo que se necesita hacer y cuándo debe ser completado. La mayoría de las plataformas de gestión de proyectos tienen una vista de Gantt o, al menos, algo parecido al estilo anterior. Todas las que hemos seleccionado tienen una vista de Gantt o algo comparable que permite una evaluación fácil y rápida de los plazos del proyecto.

Características importantes del software Project Manager

Estas son las características a tener en cuenta cuando se busca el software de gestión de proyectos adecuado para usted.

• Gestión de tareas: La capacidad de crear, administrar, editar, programar y hacer un seguimiento en tiempo real de las tareas de su equipo a todo su negocio.
• Colaboración: Un gran programa de gestión de proyectos permite la colaboración entre los miembros del equipo, que incluye características como un mensajero in-app y la edición de documentos.
• Usabilidad: En términos de usabilidad, ¿es simple e intuitivo? ¿O es complejo, y si es así, cómo apoya el fabricante a su equipo en el aprendizaje de los entresijos de este software? La última cosa que alguien necesita es un tiempo de inactividad prolongado debido a programas difíciles.
• Compañero Móvil: Tal como está, esto es algo que debería parecer como si cada pieza de software como este debería tener un compañero móvil, pero no es así. Tener la capacidad de acceder a sus tareas en movimiento es, para todos nosotros, extremadamente importante.
• Apoyo: El software no es perfecto. A veces algo puede (y lo hará) salir mal, así que ¿cómo lo apoyan sus creadores? ¿Tienen un gran sistema de soporte y de tickets? ¿Chat en vivo o una forma de hablar con una persona real fácil y rápidamente? Los grandes productos atraen a los clientes, el gran apoyo los convierte en promotores leales.
• Integraciones: ¿Qué adiciones puede soportar el software? Las suites de aplicaciones como Google Docs, Microsoft Office y la línea de Apple (Pages, Numbers, Keynote) son primordiales, sin mencionar las plataformas CRM como Dynamics y Salesforce e incluso las integraciones de correo electrónico. Cuanto más se pueda integrar en su configuración actual, más fluido será completar las tareas.
• Personalizaciones: ¿Puede personalizarse el software para los requisitos de marca o diseños de una empresa específica? ¿Qué otras personalizaciones están disponibles, si es que hay alguna?
• Análisis e informes: Una pequeña gran característica que muestra la finalización de la tarea y la respuesta a lo largo del tiempo, dándole otra perspectiva de la eficiencia de sus equipos.

Los 10 principales programas y herramientas de gestión de proyectos

1. Lunes…

monday.com tiene un objetivo simple: revolucionar la forma en que los equipos colaboran y completan los objetivos juntos. A través de su interfaz fácil de usar, permite a los equipos mantenerse al día con las tareas, trabajar juntos y aportar una visión holística de todos los proyectos en curso.
La mayor ventaja de monday.com es su facilidad de uso. Tiene una interfaz simple y familiar que permite una rápida asignación de proyectos y coordinación entre los miembros del equipo. Los usuarios también pueden gestionar varios proyectos mediante actualizaciones de progreso en tiempo real y líneas de tiempo interactivas.
La lista de clientes de monday.com incluye a las principales marcas como Uber, Shell y Adobe.
Cuando vemos productos que requieren un mínimo de tiempo para aprender e integrarse, monday.com encabeza las listas. Tienen un gran video que muestra cómo usar su software aquí: https://monday.com/product/
Sus precios no son muy altos, dependiendo del tamaño de su negocio. Los planes van desde $39 para equipos hasta 5, con descuentos según el tamaño del equipo, hasta $79 para las funciones máximas. También tienen una manera de establecer un servicio de nivel empresarial, y esta opción puede ser arreglada a través del equipo de ventas de monday.com. La única desventaja es que el plan básico sólo ofrece 5 GB de almacenamiento de archivos en su servidor de nubes. El siguiente nivel es de 50 GB, que puede funcionar para ciertas empresas, pero aún podría presentar desafíos para las empresas con muchos recursos, como las empresas de marketing. Almacenamiento ilimitado, características integradas y personalización de aplicaciones están disponibles con su plan de nivel superior. La opción para empresas ofrece a su equipo un control aún mayor, lo que permite una formación personalizada y un gestor del éxito del cliente dedicado.
Para las empresas más grandes, el precio del nivel empresarial puede no ser un obstáculo, pero para las pequeñas empresas, especialmente las que están empezando, el precio podría convertirse en una barrera. Sin embargo, monday.com es una excelente aplicación de gestión de proyectos que tiene una reputación bien ganada.
Monday.com Pros y contras:
Pros: Fácil de usar e integrar.
Contras: Dependiendo del tamaño de su empresa, los planes de precios pueden ser un problema que le impida personalizar y utilizar algunas de las funciones más exhaustivas.

2. Wrike

Wrike es otro de los grandes éxitos con clientes como Airbnb, Verizon y Google, y por una buena razón. La interfaz es limpia y utiliza funciones de arrastrar y soltar para asignar tareas. También ofrece estructuras de comentarios e integración fáciles de usar. Además de todo esto, sus planes de precios son unos de los mejores del negocio. Puede empezar con una versión básica de Wrike para cinco usuarios de forma gratuita! Los dos siguientes niveles son 9,80 dólares al mes y 24,80 dólares al mes, respectivamente, con una opción para la empresa a través de su equipo de ventas. Cada plan añade características, comenzando con opciones de colaboración adicionales y seguido por la presentación de informes y personalización y, a continuación, la seguridad adicional con el nivel de empresa. Pero no importa el nivel de su negocio, Wrike ofrece una solución. Más allá de eso, puede configurar los flujos de trabajo y la integración adicional para funcionar dentro de su infraestructura existente. Y por si fuera poco, tienen planes adicionales diseñados para los vendedores y los servicios profesionales, también.
Con todo, Wrike es difícil de superar aquí con su flexibilidad, facilidad de uso y sus increíbles planes de precios. Sin embargo, el entrenamiento parece estar en el lado del usuario. Su sitio web tiene recursos de formación si tiene una cuenta que puede guiarle a través del uso del software, pero no hay un plan de precios actual que muestre un entrenamiento individual. Aunque es fácil de usar en su nivel básico, algunas de las funciones más avanzadas pueden requerir un poco de asistencia para maximizar sus vastos recursos.
Los pros y los contras de Wrike
Pros: Extremadamente versátil y asequible.
Contras: La ayuda avanzada sólo está disponible en los niveles superiores del producto.

3. Asana

Asana es una de las plataformas de gestión de proyectos más sencillas y accesibles del mercado actual. Tiene una simple interfaz de arrastrar y soltar que permite una fácil asignación de tareas. También cuenta con muchas integraciones, incluyendo Microsoft Office, Slack, Salesforce, Zapier, Google Drive y Adobe. Su aplicación móvil es limpia y sin problemas, y los planes de precios son económicos, comenzando con un plan Básico gratuito, un plan Premium por $10.99 al mes, y un plan de Negocios por $24.99 al mes. Asana también ofrece un plan Empresarial, que añade características apropiadas para los requerimientos de cada nivel de negocio.
Aunque no tiene la complejidad o el enfoque financiero de algunas plataformas de Gestión de Proyectos, Asana tiene la función principal de hacer las cosas, que es de lo que trata la Gestión de Proyectos. Y si eso no es suficiente, sus clientes incluyen a Spotify, The New York Times, Paypal y la Nasa. Asana puede no ser tan robusta como otras plataformas, pero hace las cosas, y las hace bien.
Pros y contras de Asana
Pros: Fácil de usar, asequible para cualquier tamaño de empresa.
Contras: No tan robusto como otras plataformas.

4. Smartsheet

Smartsheet alcanza un nuevo nivel de gestión de proyectos. Actualizaciones en tiempo real dentro de una interfaz estilo hoja de cálculo capaz de diferentes vistas para permitir la visión definitiva de todas las tareas que se llevan a cabo en su organización. Smartsheet también se integra con una amplia gama de aplicaciones, desde Slack hasta aplicaciones de Google. Esta versatilidad proporciona una compatibilidad perfecta con las configuraciones existentes que ya tengas. Su mayor ventaja aquí es la personalización. Smartsheet te permitirá llegar tan lejos como quieras con los flujos de trabajo y las cuadrículas para proporcionar una visión general completa de tu negocio. El precio también es sencillo, con un plan individual a 14 dólares y un plan de negocios a 25 dólares (por mes). También ofrecen planes Enterprise y un plan Premier, con el plan Premier otorgando soporte premium y aplicaciones, así como integraciones adicionales como Jira, Salesforce y Dynamics.
Pros y contras de la hoja de cálculo
Pros: Increíblemente versátil para la gestión de tareas y equipos.
Contras: Las integraciones en el software de CRM están disponibles para el Plan Premium, así como el mejor soporte y aplicaciones adicionales. Los niveles de soporte pueden variar, con opciones de soporte y capacitación pagadas disponibles para los niveles superiores.
La interfaz puede requerir más tiempo de lo habitual para un entrenamiento adecuado.

5. Software de gestión de proyectos Clarizen

Clarizen es una plataforma de gestión de proyectos a nivel empresarial diseñada para dar a los usuarios el control sobre una amplia gama de proyectos. Con una vista completa de todos los recursos, horarios y tareas, Clarizen ofrece una visión asombrosa de todo lo que sucede en su empresa, permitiendo la colaboración y la reasignación en tiempo real para permitir un flujo de trabajo ideal entre múltiples equipos. Clarizen también cuenta con gráficos y tablas de proyectos para identificar la rapidez y eficacia con que se completan los proyectos, lo que permite una visión sin precedentes del progreso.
El inconveniente de esta herramienta es que está diseñada principalmente para empresas de nivel empresarial. Aunque Clarizen se integra con muchas de las aplicaciones de equipos de primer nivel como Slack y Box, el único CRM real con el que se integra completamente es Salesforce. Aunque Salesforce es un CRM fantástico, hay otros por ahí que muchas empresas están utilizando actualmente.
Pros y contras de Clarizen
Pros: Increíble profundidad para los negocios de nivel empresarial que permite el máximo control y observación en tiempo real para las tareas de toda la empresa, incluyendo tablas y gráficos, así como integraciones.
Contras: Clarizen ofrece un montón de grandes características, pero es específico para empresas de nivel empresarial, lo que significa que las pequeñas y medianas empresas querrán buscar una solución diferente.
Las integraciones de CRM son limitadas, siendo Salesforce la opción principal. Aunque Salesforce es una plataforma increíble, muchas empresas utilizan otras opciones (como Microsoft Dynamics), lo que limita el alcance de esta plataforma de nivel empresarial a los negocios con otras plataformas CRM ya existentes.

6. Mavenlink

Mavenlink viene con un aspecto único pero increíblemente importante de la gestión de proyectos: las finanzas. Este enfoque impulsa su plataforma, y la hace ideal para organizaciones de nivel medio a empresarial. El tablero muestra las tasas de costos de todos los proyectos gestionados en vistas macro y micro, de negocio a individuo, lo que permite una visión de los estados de ganancias y pérdidas proyectados. Mavenlink incluso tiene capacidad de facturación de tiempo y gastos y flujos de trabajo incorporados para enviar por correo electrónico a los miembros del equipo con recordatorios específicos para cosas como los plazos de entrega.
Los planes de Mavenlink van desde 19 a 39 dólares al mes. Los planes personalizados para empresas y los planes principales están disponibles a través del equipo de ventas de la compañía. El único inconveniente real es que no está pensado para pequeñas empresas, y su interfaz, aunque es excelente para la gestión basada en las finanzas, es compleja y puede llevar algún tiempo aprender a usarla en todo su potencial. Con todo, si las necesidades de gestión de proyectos se basan en el análisis de los costes y los beneficios, Mavenlink es el camino a seguir.
Pros y contras de Mavenlink
Pros: La gestión de proyectos basada en la financiación permite una visión en profundidad de los costos y las ganancias a través de los plazos y las personas.
Contras: La curva de aprendizaje puede ser un poco empinada. Destinada a negocios de nivel medio a empresarial.

7.Software de gestión de proyectos LiquidPlanner

LiquidPlanner adopta el enfoque de carteras complejas. Construido con herramientas de programación que permiten administrar las programaciones que se actualizan en tiempo real con las mejores y peores estimaciones, LiquidPlanner es la cúspide de la gestión del tiempo, permitiendo vistas que muestran quién está pasando cuánto tiempo dónde y la opción de reasignar según sea necesario. Añada opciones sociales completas como el chat y el etiquetado, y tendrá una plataforma que puede permitir transiciones perfectas entre proyectos y plazos.
Liquidplanner está hecho para empresas de más de 50 empleados. Esto excluye a las pequeñas empresas. Un defecto es que el software no tiene un tablero completo todavía. La opción actual está todavía en versión beta, lo que significa que lo están probando y recibiendo comentarios de los usuarios, aunque debería estar disponible en un futuro próximo. Comparado con otras opciones, el precio de Liquidplanner es limitado. Después de una prueba gratuita de 14 días, los usuarios pueden inscribirse en el nivel profesional por 45 dólares al mes o contratar opciones empresariales a través del equipo de ventas de la empresa.
Ventajas y desventajas de Liquidplanner
Pros: Permite la programación avanzada y el chat social interno.
Contras: Limitado a modelos de negocio de mediana empresa. El tablero de mandos aún está en versión beta. Sólo dos opciones de precio.

8. Trello

Trello trae tablas interactivas de arrastrar y soltar al juego. Éstas funcionan como fuentes de información en tiempo real que permiten la perspectiva y la colaboración, así como una rápida reasignación. La característica principal de Trello se llama «Tableros», que son paneles de arrastrar y soltar para personas y proyectos que pueden sincronizarse entre dispositivos. Al final, esto significa una interfaz fácil de usar que cualquiera puede captar. Trello se integra con aplicaciones como Slack, DropBox y Google Drive, pero carece de algunas de las integraciones más avanzadas como las plataformas de Adobe y CRM. Sin embargo, si buscas algo sencillo y directo, Trello te tiene cubierto. Sus precios son económicos, con un plan gratuito, Business Class por $9.99 al mes, y un plan Enterprise que comienza en $20.83 al mes para 20 usuarios y disminuye a $5.92 a medida que aumenta el número de usuarios. Hay más opciones basadas en los planes, por supuesto, pero para una pequeña empresa, Trello llega al punto óptimo. Pero si eres un gran negocio, no pases por alto a Trello. Empresas como National Geographic y Fender lo usan, y eso es prueba suficiente para justificar su incorporación a tu modelo.
Pros y contras de Trello
Pros: Fácil de usar. Precios económicos que se ajustan a la mayoría de los modelos de negocio.
Contras: Carece de la profundidad de otras plataformas. Las integraciones son buenas, pero no tan profundas como las de otros competidores.

9. Colmena

Las colmenas La plataforma de productividad tiene un propósito simple: dar claridad a la gestión de proyectos. Hive ha hecho un excelente trabajo casando la gestión de proyectos con las integraciones. Con más de 1.000 opciones de integración diferentes, desde iCal, Outlook, GoogleCal, Gmail, Github, Microsoft Teams, Jira, Marketo, Hubspot, Salesforce, Quickbooks, Slack, y más, Hive es fácilmente una de las herramientas de gestión de proyectos de fácil manejo de sistemas más existentes en el mercado. La interfaz es familiar y fácil de usar con la gestión de recursos, vistas de resumen personalizables, análisis y un mensajero in-app, permitiendo asignaciones racionalizadas en los espacios de trabajo de sus equipos.
El modelo de precios de la colmena también es único en el ámbito de la gestión de proyectos. Comienzan con un paquete anual para un precio anual de 12 dólares al mes, y también ofrecen una opción mensual por 16 dólares al mes. Las partes adicionales, como el análisis personalizado y otras características, tienen costos adicionales, el más alto de los cuales es un adicional de $8 al mes, el más bajo de $3, dependiendo de lo que necesite, dando a Hive un plan increíblemente flexible basado en las necesidades de su negocio. Hablando de eso, ya que esas necesidades pueden variar, Hive tiene opciones desde el Marketing hasta la Educación, asegurándose de llegar a casi todo el mundo, lo que lo convierte en una de las formas más fáciles y económicas de entrar en la Gestión de Proyectos.
Pros y contras de la colmena
Pros: De acuerdo con el presupuesto. El mayor rango de integraciones. Fácil de usar.
Contras: Carece de un enfoque específico fuera de las integraciones.

10. Director del proyecto

Gerente del proyecto es otra forma fácil de hacer que las cosas se muevan en tu negocio. Utilizan tablas visuales de arrastrar y soltar para gestionar el trabajo, con listas de tareas y tableros que pueden adaptarse a las pequeñas empresas, así como más de 400 opciones de integración. Pero lo que diferencia a los gestores de proyectos de la competencia es su apoyo. Por mucho, Project Manager tiene las mejores opciones de formación y apoyo disponibles y de fácil acceso desde su sitio, incluyendo opciones de apoyo 24/7. Tener un gran software es una cosa, pero saber que puedes obtener ayuda rápidamente en todo momento es igual de importante.
Project Manager también tiene una sencilla configuración de precios, desde 15 dólares al mes, llegando hasta 25 dólares al mes para 15 usuarios, lo que hace muy fácil para las pequeñas y medianas empresas empezar. La empresa viene con todas las características que proporcionan, incluyendo la formación individual. Por último, puedes contactar con su equipo de ventas para cualquier opción empresarial.
Ventajas y desventajas del director del proyecto
Pros: Fácil de usar, pero permite una gran gestión del tiempo. Apoyo fenomenal y opciones de entrenamiento. Económico.
Contras: Menos opciones que los competidores. Carece de herramientas financieras.

Comparación del software de gestión de proyectos

Para facilitar las cosas, tenemos una tabla que ayudará a poner las cosas en un marco más objetivo. La mayoría de las opciones son claras, pero las integraciones son un poco diferentes. Hemos clasificado las integraciones por tamaño aquí. Básica significa que cubre los usos más comunes como Slack, Dropbox, Google Drive y Outlook. Variado cubre más usos, incluyendo múltiples plataformas CRM – de lo contrario, muestran valores numéricos basados en el producto. El nivel de soporte también es variado aquí. La clasificación básica significa que la mayoría de la asistencia está basada en el sitio, aunque se hacen algunas excepciones para los niveles del plan, mientras que la clasificación avanzada indicará que es mucho más fácil acceder a la asistencia con una persona, independientemente del nivel del plan. El precio se mide de bajo a alto, donde bajo es un plan que comienza desde gratis, medio es un plan que comienza en cualquier lugar desde $12 en adelante, y alto coincide con los tamaños de las empresas de nivel medio a empresarial.

Fuente: https://www.getcleartouch.com/es/10-best-project-management-software-options-for-2020/