¿Qué es la planeación?

La planeación (planificación o planeamiento) es una función administrativa que comprende el análisis de una situación, el establecimiento de objetivos, la formulación de estrategias que permitan alcanzar los objetivos, y el diseño de planes de acción que señalen cómo implementar las estrategias.

También podemos definir a la planeación como el proceso a través del cual se analiza una situación, se establecen objetivos, se formulan estrategias que permitan alcanzar los objetivos, y se diseñan planes de acción que señalen cómo implementar las estrategias.

La planeación es la primera función administrativa y la base sobre la cual se realizan las demás funciones (organización, coordinación y control).

Al proponer objetivos y señalar qué es lo que se va a hacer para poder alcanzarlos, la planeación permite organizar mejor las áreas y recursos de la empresa, coordinar mejor las tareas y actividades, y controlar y evaluar mejor los resultados (al permitir comparar los resultados obtenidos con los planificados).

Pero además de servir como base para las demás funciones administrativas, la planeación es importante debido a las siguientes razones:

• reduce la incertidumbre y minimiza el riesgo: al prever los cambios del entorno y señalar cómo se va a reaccionar ante estos en cuanto lleguen, reduce la incertidumbre que presenta el futuro y minimiza el riesgo de que dichos cambios afecten negativamente a la empresa.
• genera eficiencia: al proponer objetivos concretos y señalar qué es lo que se va a hacer para poder alcanzarlos, evita la improvisación y, por el contrario, permite una mejor coordinación de las tareas y actividades, y un mejor uso de los recursos.
• genera compromiso y motivación: al ser un proceso que involucra a todos los miembros de la empresa y requerir la participación de varios de estos en su elaboración, genera compromiso e identificación con los objetivos, y con ello, motivación en su consecución.

Se suele pensar que la planeación es algo que solo le compete a las grandes empresas, pero lo cierto es que esta es fundamental para el éxito de toda empresa sin importar el tamaño que tenga, especialmente en esta época de cambios en donde prácticamente es una obligación anticiparse al futuro.

La planeación analiza dónde estamos, establece dónde queremos ir, y señala qué vamos a hacer para llegar ahí y cómo lo vamos a hacer.

Características de la planeación

La planeación es fundamental para el éxito de toda empresa; sin embargo, no todas las empresas que la aplican tienen un mejor desempeño que las que no lo hacen, ya que no basta con realizar cualquier planeación, sino que es necesario que esta cuente con algunas características.

Las siguientes son algunas características con las que debe contar toda planeación:

Es precisa

La planeación debe contemplar objetivos específicos expresados en términos de cantidad y tiempo tales como «incrementar las ventas en un 20% para el próximo trimestre» que permitan tener un punto de referencia para medir los resultados (aunque también puede contemplar objetivos generales tales como «ser la empresa líder del mercado» que ayuden a establecer un rumbo, pero siempre y cuando estén acompañados de objetivos específicos), así como estrategias o acciones concretas que permitan saber exactamente qué es lo que se debe hacer para poder alcanzar los objetivos.

Es factible

Debe proponer objetivos ambiciosos y desafiantes capaces de generar entusiasmo, pero que a la vez sean factibles; es decir, que estén dentro de las posibilidades de la empresa o del área correspondiente teniendo en cuenta las condiciones del entorno y los recursos y capacidades con los que se cuenta; así como estrategias y cursos de acción igualmente factibles teniendo en cuenta los recursos y capacidades disponibles.

Es coherente

Debe considerar todos los objetivos, estrategias y planes realizados en la empresa, y procurar que todos estos elementos sean coherentes entre sí; por ejemplo, debe procurar que los objetivos de un área o departamento estén alineados con los objetivos generales de la empresa, pero también con los objetivos de las demás áreas o departamentos.

Es evaluada constantemente

No solo se debe evaluar los resultados de una planeación, sino que también cada cierto tiempo se debe evaluar su desarrollo; por ejemplo, para ver si los objetivos establecidos aún siguen siendo los objetivos que se pretende alcanzar teniendo en cuenta las nuevas condiciones del entorno, o para ver si las estrategias formuladas pueden ser mejoradas teniendo en cuenta los recursos y capacidades con los que ahora se cuenta.

Es flexible

La planeación no debe estar escrita en piedra, sino ser lo suficientemente flexible como para permitir cambios, ajustes o correcciones a medida que se vaya ejecutando; por ejemplo, cuando debido a los cambios repentinos del entorno sea necesario establecer nuevos objetivos que se adapten a estos, cuando debido a un cambio importante en la disponibilidad de los recursos del área para la cual se ha realizado sea necesario cambiar de estrategias, o cuando debido a que no se estén obteniendo los resultados esperados sea necesario corregir los planes de acción.

Es permanente

Finalmente, la planeación no es algo que se realiza una sola vez y que termina con la ejecución de los planes de acción, sino que se trata de un proceso permanente y continuo en donde una vez alcanzado los objetivos propuestos, se deben proponer nuevos objetivos y, con ello, nuevas estrategias y nuevos planes de acción que permitan alcanzarlos.

Tipos de planeación

Tal como en el caso de los objetivos y las estrategias, la planeación de una empresa también suele clasificarse según el nivel jerárquico en donde se realice en planeación estratégica, planeación táctica y planeación operacional.

Planeación estratégica

La planeación estratégica es aquella que se realiza a nivel organizacional; es decir, se realiza para toda la empresa en general.

En la planeación estratégica se analiza el entorno de la empresa y su situación interna, se establecen objetivos estratégicos, se formulan estrategias organizacionales, y se diseñan planes de acción que parecen simples y genéricos, pero que afectan a una gran variedad de actividades (planes estratégicos).

Otras características de la planeación estratégica son:

• es elaborada por la cúpula de la empresa (dueños o altos directivos).
• es proyectada a largo plazo (en teoría para un periodo de 5 años a más, aunque hoy en día en la práctica, debido a los constantes cambios del entorno, para un periodo de 3 a 5 años).
• sirve de base para las demás planeaciones de la empresa (planeación táctica y planeación operativa).

Planeación táctica

La planeación táctica es aquella que se da a nivel funcional o departamental; es decir, se aplica solamente a una determinada área funcional o departamento de la empresa.

En la planeación táctica se analiza la situación de una determinada área o departamento, se establecen objetivos tácticos, se formulan estrategias funcionales, y se diseñan planes de acción con un alcance menor, pero más detallados que los estratégicos (planes tácticos).

Otras características de la planeación táctica son:

• considera solo una determinada área o departamento de la empresa.
• es elaborada por los gerentes o jefes de cada área.
• es proyectada a mediano plazo (para un periodo de 1 a 3 años).
• se rige en función de la planeación estratégica.

Planeación operacional

La planeación operacional es aquella que se da a nivel de operaciones; es decir, se aplica solamente a una tarea o actividad específica.

En la planeación operacional se analiza la situación de los elementos necesarios para realizar una tarea o actividad específica, se establecen objetivos operacionales, se formulan estrategias simples o cursos de acción, y se diseñan planes o programas de acción con un alcance menor, pero más detallados que los tácticos (planes operacionales).

Otras características de la planeación operacional son:

• considera solo una tarea o actividad específica.
• es elaborada por los jefes o responsables de cada equipo de trabajo.
• es proyectada a corto plazo (para un periodo no mayor de 1 año).
• se rige en función de la planeación táctica.

Proceso de la planeación

Tal como mencionamos anteriormente, además de ser una función administrativa, la planeación también es el proceso a través del cual se analiza una situación, se establecen objetivos, se formulan estrategias, y se diseñan planes de acción.

Veamos a continuación cada una de las etapas que conforman el proceso de la planeación:

1. Análisis de la situación

El proceso de la planeación empieza por el análisis de una situación.

En caso de tratarse de una planeación estratégica, un análisis de la situación podría implicar el análisis de las diferentes fuerzas externas que afectan o podrían afectar a la empresa (fuerzas económicas, consumidores, competencia, etc.), así como el análisis de sus diferentes áreas (administración, marketing, finanzas, etc.).

En caso de tratarse de una planeación táctica, un análisis de la situación podría implicar el análisis de los diferentes elementos que puedan existir en una determinada área; por ejemplo, para el área de marketing, podría implicar el análisis del producto, del precio, de la distribución, de la promoción, del servicio al cliente, etc.

Y en caso de tratarse de una planeación operacional, un análisis de la situación podría implicar el análisis de los elementos necesarios para realizar una tarea o actividad específica; por ejemplo, podría implicar el análisis de los recursos con los que se cuenta para realizar la tarea o actividad, el plazo que se tiene, el presupuesto disponible, etc.

La razón de un análisis de la situación es la de tener una base para el establecimiento de los objetivos; por ejemplo, al analizar las fuerzas externas que afectan o podrían afectar a la empresa es posible detectar cambios en el entorno, y así establecer objetivos que permitan aprovecharlos o hacerles frente.

O, por ejemplo, al analizar los diferentes elementos que puedan existir en la empresa o en una determinada área, es posible conocer los recursos y capacidades con los que se cuenta, y así establecer objetivos que permitan aprovecharlos o que los tomen en cuenta.

2. Establecimiento de objetivos

Luego del análisis de la situación la siguiente etapa del proceso de la planeación es el establecimiento de objetivos.

Se deben establecer objetivos en base al análisis de la situación previamente realizado; por ejemplo, objetivos que permitan aprovechar o hacer frente a los cambios detectados en el entorno, que permitan aprovechar o que tomen en cuenta los recursos y capacidades con los que cuenta la empresa o una determinada área, o que consideren los recursos y las condiciones que se tiene para realizar una tarea o actividad específica.

Los objetivos de una empresa suelen clasificarse según diferentes aspectos, pero al momento de realizar una planeación lo común es clasificarlos según su jerarquía en objetivos estratégicos, objetivos tácticos y objetivos operacionales:

Objetivos estratégicos

Los objetivos estratégicos u organizacionales son objetivos generales y de largo plazo (para un periodo de 3 a 5 años) que consideran a la empresa como un todo, y que buscan definir el rumbo de esta.

Ejemplos de objetivos estratégicos son «ser la empresa líder del mercado», «lograr una mayor participación en el mercado», «ser una marca reconocida en el mercado», etc.

Objetivos tácticos

Los objetivos tácticos o departamentales son objetivos más específicos que los estratégicos, y de mediano plazo (para un periodo de 1 a 3 años) que se dan a nivel de áreas o departamentos.

Ejemplos de objetivos tácticos son «incrementar las ventas en un 20%», «aumentar la eficiencia de la producción en un 10%», «reducir el nivel de ausentismo de los trabajadores en un 15%», etc.

Objetivos operacionales

Los objetivos operacionales son objetivos específicos y de corto plazo (para un periodo no mayor de un año) que se dan a nivel de operaciones, y que comprenden las tareas o actividades de cada área o departamento.

Ejemplos de objetivos operacionales son «aumentar la eficiencia con la que se realiza una tarea», «reducir el tiempo en que se realiza una actividad», «mejorar la efectividad de una campaña publicitaria», etc.

3. Formulación de estrategias

Luego del establecimiento de los objetivos la siguiente etapa del proceso de la planeación es la formulación de estrategias.

Se deben formular estrategias que permitan alcanzar los objetivos propuestos de la mejor manera posible, pero que también tomen en cuenta el análisis de la situación realizado; por ejemplo, estrategias que sean factibles para la empresa o para una determinada área teniendo en cuenta los recursos y capacidades con los que cuentan.

Tal como en el caso de los objetivos, las estrategias de una empresa también suelen clasificarse según diferentes aspectos, pero al momento de hacer una planeación lo común es clasificarlas según su jerarquía en estrategias organizacionales y estrategias funcionales:

Estrategias organizacionales

Las estrategias organizacionales son estrategias que afectan a la empresa en su totalidad, y que buscan alcanzar objetivos organizacionales.

Ejemplos de estrategias organizacionales son «adquirir uno de los proveedores de la empresa», «incursionar en un nuevo mercado geográfico», «formar una sociedad con otra empresa», etc.

Estrategias funcionales

Las estrategias funcionales son estrategias que afectan a una determinada área funcional o departamento de la empresa, y que buscan alcanzar objetivos tácticos.

Ejemplos de estrategias funcionales son «dotar al producto de nuevas características», «utilizar un nuevo programa de capacitación», «acceder a una nueva fuente de financiamiento», etc.

4. Diseño de planes de acción

Luego de la formulación de las estrategias la siguiente y última etapa del proceso de la planeación es el diseño o desarrollo de planes de acción.

Los planes de acción son documentos en donde se especifican las tareas y otros elementos necesarios para implementar o ejecutar las estrategias formuladas.

Algunos elementos que se suelen especificar en los planes de acción son:

• las tareas a realizar: las tareas, actividades o acciones que se van a realizar para implementar las estrategias.
• la asignación de recursos: los recursos que se van a utilizar para realizar las tareas e implementar las estrategias, y la forma en que se van a distribuir.
• los responsables y encargados: los responsables y encargados de realizar las tareas e implementar las estrategias.
• el programa de tareas: el programa o cronograma con fechas de inicio y plazos para realizar las tareas e implementar las estrategias.
• el presupuesto requerido: el presupuesto o la inversión requerida para realizar las tareas e implementar las estrategias.

Los planes de acción sirven de guía para implementar o ejecutar las estrategias, y como instrumento de control al permitir comprobar que las tareas se estén realizando tal como lo especificado, y que se estén cumpliendo en los plazos acordados; pero además sirven para que los objetivos, las estrategias y todo lo planificado sea del conocimiento de todos los miembros de la empresa o del área para la cual se ha realizado la planeación.

Resumen