En la actualidad, es imprescindible que las empresas documenten y controlen todas las actividades para que se desarrollen con la mayor eficiencia. Dentro de los distintos instrumentos de control interno se encuentran los manuales de procedimientos. Estos no solamente detallan los procesos a los que se abocan, sino que cuentan con información sobre políticas, historia, forma de organización y objetivos de la empresa. ¿Pero son realmente tan necesarios? A continuación analizaremos las consecuencias de no tener un manual de procedimientos en la empresa.

Manuales de procedimientos y Pymes

Muchas veces este tipo de instrumentos se asocian a grandes empresas con cientos de empleados, múltiples áreas de trabajo y procesos complejos. En las empresas medianas y pequeñas es habitual que se reemplace el manual de procedimientos por otras prácticas más informales. Incluso hay quienes consideran a estas herramientas como un exceso de burocracia.

Sin embargo, independiente del rubro y tamaño de la compañía, si se quiere crecer, ser competitivos, obtener rentabilidad y cumplir de manera eficiente los objetivos, es necesario adoptar buenas prácticas empresariales. Por lo tanto, el manual de procedimientos es una de las herramientas que no pueden faltar, ya que es el documento básico que explica qué es la empresa, qué hace y cómo, en el día a día.

Según un estudio realizado por el Observatorio SINAFOCAL de Paraguay en 2018 las micro, pequeñas y medianas empresas representaban el 99% del tejido productivo del país. De ellas, el 90% son micro y pequeñas organizaciones. Por lo tanto, este sector es el mayor generador de empleo, con más del 60% de los puestos de trabajo ocupados.

Sin dudas las Pyme afrontan grandes retos y el más importante es profesionalizarse para sobrevivir y crecer. Es que el 80% de los emprendimientos no supera los 5 años. Innovar, capacitarse, crear una cultura de la excelencia y transmitirla a todos los integrantes, son los pilares más importantes de este desafío.

Casos y consecuencias de no tener un manual de procedimientos

Es fácil comprender que la falta de este documento, en primer lugar, representa una gran limitación a la hora de innovar o proponerse metas como obtener un buen resultado final. Pero nos gustaría en esta oportunidad remitirnos a cuestiones más cotidianas, que son las que realmente ponen de relieve la importancia del manual de procedimientos.

Para ello te proponemos analizar algunos casos que seguramente se presentan en tu empresa y ver cómo un manual de procedimientos podría ayudar.

• Un antiguo empleado que realiza una actividad específica se toma vacaciones o se jubila. Antes de irse transmite oralmente las indicaciones a su reemplazo. Como consecuencia se genera falta de comprensión, errores, fallas en la producción y pérdidas.
• Varios  trabajadores realizan la misma tarea, cada uno a su manera, lo que ocasiona demoras, rechazos y falta de competitividad.
• Hay hábitos de trabajo que se repiten “porque siempre se hizo así”, perdiendo tiempo o vulnerando normas vigentes.
• Ocurre un incidente y nadie se hace responsable o se necesitan directivas pero no se sabe quién toma la decisión, generando malestar, estrés laboral y falta de cooperación.
• Comienza a correr un rumor, provocando inquietud entre los clientes o el personal. Al faltar la voz oficial de la empresa se pone en riesgo el prestigio de la organización.

Beneficios del manual de procedimientos

Acabamos de mencionar solamente algunos de los casos conflictivos que surgen como consecuencias de no tener un manual de procedimientos.  Por el contrario,  con este documento se logra:  

• Efectividad de los procesos. El manual de procedimientos establece el qué, cómo, cuándo y quién de cada uno de los procesos que se desarrollan dentro de la empresa. Contar con estas definiciones permite actuar con mayor eficacia y eficiencia.
• Control interno. Al conformar una guía operativa para cada proceso, se facilitan las operaciones de control interno, detección de errores y medidas correctivas.
• Inducción. El manual de procedimientos actualizado permite realizar la contratación, inducción y capacitación de nuevos colaboradores para que conozcan la empresa, su cultura y valores y sientan el orgullo de trabajar en ella.
• Mejora continua. Último punto pero no el menos importante. La mejora continua se construye día a día, mediante la documentación y análisis de las actividades y riesgos, para detectar qué hacemos bien, qué hacemos mal y cómo mejorarlo.

Consultá con los que saben y evitá las consecuencias de no tener un manual de procedimientos en tu empresa. ¡No lo dejes pasar!