¿Por qué es importante realizar el cierre del proyecto?

Desde un punto de vista práctico y formal, la finalización de un proyecto significa la finalización de todos los compromisos, tanto con la propia organización como con personas externas a ella:

• Certifica y oficializa que hemos cumplido con el alcance y los compromisos delante del cliente (para lo cual es necesario que antes del cierre se haya realizado la aceptación). Lo que implica que ya no deberemos hacer nada más en relación a este proyecto o pedido, y que cualquier nueva solicitud será tramitada como un nuevo proyecto.
• Libera totalmente al equipo del proyecto, incluido al director del proyecto. Por lo que estos pueden asumir nuevos proyectos.
• Supone el cierre administrativo y financiero de todos los compromisos y derechos adquiridos por el proyecto. Esto incluye el cierre de los contratos con proveedores y cliente, y el cierre financiero del proyecto dentro de la propia organización.

Cómo documentar el cierre del proyecto

Uno de los problemas que solemos tener al finalizar proyectos es que este aspecto no queda documentado y aceptado de forma oficial, por lo que continúan abriéndose puntos, y a veces cuesta completar la facturación al no poder demostrar que el proyecto se ha completado y aceptado.

Una forma de evitar este problema es mediante un certificado de aceptación. Este certificado es un documento formal, el cual forma parte de la metodología del PMBOK, que demuestra que se ha completado y aceptado un determinado alcance.

Aceptación final del proyecto

La aceptación final significa que todo el alcance se ha completado, por lo que no existe ninguna tarea pendiente y por tanto podemos facturar y liberar todos los recursos del proyecto.  Esta aceptación final podría aplicarse a una fase, por ejemplo, la ingeniería. En este caso, el documento certificaría que se ha completado totalmente la fase de ingeniería y sus entregables, por lo que los recursos destinados a esta pueden liberarse, este trabajo puede facturarse, y podemos proceder a la siguiente fase.

Aceptación parcial del proyecto

La aceptación parcial indica que existen algunos puntos abiertos que deben completarse, pero que no impiden proceder con el cierre del proyecto o fase. Esto implica bien pasar de fase o que el cliente empiece a usar el producto resultante. Por nuestro lado, deberemos completar estos puntos para conseguir la aceptación final.

En una aceptación parcial es importante definir bien los puntos que quedan pendientes. Ya que este tipo de cierre parcial lleva implícito el acuerdo de que una vez se completen todos estos puntos pendientes, la aceptación pasará a ser final.

En nuestro pack de plantillas puedes encontrar una lista de puntos abiertos que podrás usar para gestionar el cierre parcial de tus proyectos. Esta debe rellenarse y aprobarse junto con el certificado de aceptación, para de esta forma dejar evidencia de lo que nos separa de la aceptación final.

Proceso de finalización del proyecto por aceptación

Como cualquier proceso, el cierre del proyecto está formado por un conjunto de pasos que deben realizarse para decir que este se ha completado en su totalidad. Los pasos y orden sugeridos en este artículo son una mezcla de la teoría incluida en las metodologías y mi experiencia profesional, por lo que puede diferir de lo que aparece en los manuales:

Conseguir la aceptación del proyecto

El veredicto sobre si los entregables han cumplido con el alcance debe ser emitido por el cliente, o el grupo que reciba la responsabilidad si se trata de un Handover (Leer el artículo de reuniones en proyectos). Por tanto el primer paso para iniciar el proceso de cierre es asegurarse de que hemos completado la aceptación externa de los entregables, y que esta aceptación se ha formalizado por escrito. Para ello podemos usar la ejemplo de acta de cierre incluida en la sección de recursos.

Puede ocurrir que esta aceptación sea parcial, o que incluya una lista de puntos abiertos. En este caso, antes de continuar con el proceso deberemos cerrar estos puntos y obtener la aceptación definitiva. Aunque cerrar proyectos con puntos abiertos es algo habitual, si no queda claro que la resolución de estos puntos es responsabilidad del cliente o del siguiente equipo, el proyecto no puede considerarse como cerrado.

Una vez recibida la aceptación formal del entregable final podemos proceder a facturar el proyecto, o la parte ligada a la entrega final. En este momento debemos autorizar la emisión de las facturas y seguir su pago.

Cierre de los contratos con proveedores.

Recibir la aceptación formal de un entregable implica que los proveedores que haya participado en su ejecución han completado su trabajo. Por tanto debemos también aceptar su trabajo, liberar los últimos pagos y proceder al cierre de los contratos, de acuerdo a los procesos administrativos existentes en la organización.

Liberación del equipo interno.

De igual forma que con los proveedores, el equipo interno que ha participado en el proyecto queda liberado en el momento de que el entregable final es aceptado. A partir de este punto, cualquier implicación adicional debería ser considerada como un nuevo encargo o garantía. Si la organización trabaja con órdenes de trabajo, esta liberación se oficializa con la aprobación y cierre de la orden de trabajo. Prueba gratis varios programas de gestión de equipos

Cierre financiero del proyecto.

Una vez realizados los puntos anteriores es necesario asegurarse de que estos han quedado totalmente reflejados en el estado financiero del proyecto, y en el caso de las facturas, que estas se han pagado o cobrado. Aunque la gestión de impagados no suele realizarla directamente el director del proyecto, el proyecto no puede cerrarse oficialmente hasta que todas las facturas han sido pagadas.

Cierre administrativo del proyecto.

Una vez que se ha liberado el equipo y se ha cerrado financieramente el proyecto (todos los ingresos y gastos están imputados y ejecutados), podemos cerrar el proyecto administrativamente. Esto habitualmente consiste en un proceso interno de la organización que debe ser hecho por el director del proyecto. La importancia práctica de esto es el hecho de informar formalmente a la organización sobre la finalización del proyecto, y el cálculo final de los resultados económicos del proyecto.

Lecciones aprendidas y documentación del proyecto.

Aunque por regla general la mayoría de los directores del proyecto no hacemos esta parte por falta de tiempo, o porque cuando acaba un proyecto ya estamos totalmente metidos en el siguiente, la verdad es que es muy importante para la organización. Las lecciones aprendidas y la documentación permiten ampliar y actualizar la base de datos de la empresa de cara a la planificación de nuevos proyectos, y suponen la base sobre la que trabajar los procesos de mejora.

Motivos para finalizar un proyecto sin completar

Los principales motivos que pueden originar el cierre de un proyecto sin que este haya completado su alcance original son:

• Imposibilidad de cumplir con los objetivos. Puede ocurrir que a medida que avanza el proyecto y se genera mayor conocimiento sobre este, se acabe descubriendo que no será posible cumplir con los objetivos dentro de las restricciones definidas. En este caso el proyecto pasa a formar parte de los llamados “proyectos imposibles”, y deja de tener sentido continuar.
• El proyecto ya no es necesario. Cualquier proyecto se ejecuta para cubrir una determinada necesidad, la cual puede variar o desaparecer. En este caso el proyecto deja de tener sentido, y por tanto lo más sensato suele ser parar las actividades para evitar costes adicionales.
• Alguna de las partes no quiere continuar con el proyecto. Puede darse el caso de que el cliente o nuestra organización dejen de estar satisfechos con el acuerdo y decidan cancelarlo unilateralmente
• Cierre del cliente. Este es un caso que no suele salir en los manuales, pero que por desgracia me ha tocado descubrir en la práctica. El cliente cierra su actividad en medio de la ejecución, por lo que el proyecto se para.
• Cierre de la organización que ejecuta el proyecto. De forma similar al punto anterior, puede ocurrir que sea nuestra empresa la que cierre. Aunque teóricamente el proyecto debe cerrarse igualmente, en la práctica me temo que no podríamos hablar de que exista el de cierre, ya que el propio director del proyecto habrá perdido el empleo.

El punto en común de todos estos motivos es que el cierre se hace con el proyecto sin completar el alcance, por lo que el trabajo y los contratos generados están en un punto intermedio de su ejecución, lo que implica que el proceso de cierre no puede empezar con la aceptación de los entregables.

Proceso de finalización de un proyecto sin completar

En este caso el proceso de cierre viene determinado por la confirmación oficial de la finalización, la cual debe llegar al director del proyecto siempre a través del sponsor o el comité de dirección del proyecto, al menos de forma oficial. A partir de este momento, el director de proyecto debe seguir el siguiente proceso:

Como esta orden de finalización del proyecto va a llegar en medio de las actividades, el director del proyecto deberá parar estas, cuantificar su grado de avance, y analizar las consecuencias del cierre. Estas consecuencias pueden ser diversas, pero básicamente estarán ligadas a los costes incurridos y comprometidos por las actividades en curso:

• Los costes incurridos serían aquellos originados por el trabajo realizado, independientemente de que haya generado o no un entregable. Obviamente nuestra preocupación será identificar aquellos costes incurridos que no han sido facturados, o no pagados si la factura ya ha sido emitida. Dentro de los costes incurridos es importante separar aquellos que son medibles y demostrables, normalmente ligados a un entregable desarrollado parcialmente (media pared construida en una obra), de aquellos que no son demostrables (costes de administrativos y de gestión).
• Como costes comprometidos serían los costes futuros que no podemos evitar pagar. Esto incluye el coste del trabajo en proveedores ya ejecutado, aunque no necesariamente entregado, y aquellas penalizaciones o condiciones de cancelación contractuales que generen un coste.

Para poder controlar bien los costes en el cierre de un proyecto es recomendable tener un buen programa de gestión de costes. En la sección de programas puedes probar gratis diferentes alternativas. Probar gratis programas de gestión de costes

La importancia de definir y cuantificar el estado financiero en el cierre de un proyecto, y las consecuencias del cierre, viene determinado por diferentes aspectos:

• Estos costes deberán ser asumidos por el proyecto de cualquier forma, por lo que o bien deben ser reclamados al cliente como un pago pendiente, o aceptados por la organización como perdidas. En el primer caso existe un riesgo de impago que la organización debe considerar.
• En algunos casos esta situación puede generar oportunidades para la organización, aunque sean únicamente para reducir el efecto del cierre. Como ejemplo de ello estaría un proyecto en el que participé donde se debían instalar unos equipos en un cliente, los cuales se habían mandado de un continente para otro. El proyecto paró por cierre de la actividad del cliente sin haberse realizado la puesta en marcha de los equipos. Esto generó la oportunidad de recomprar los equipos a un precio inferior al de fabricarlos de nuevo, y usarlos en otro proyecto dentro de la misma región. Por tanto aunque estos se vendieran en el nuevo proyecto con un precio rebajado, al ser producto usado, el margen de la venta podía ser superior.
• En algunos casos los costes comprometidos en el momento del cierre de un proyecto pueden obligar a replantear la decisión de cierre. Si las penalizaciones a pagar son significativas respecto al coste del trabajo pendiente, puede ser interesante completarlo y disponer del producto resultante.
• En caso de que el proyecto esté muy avanzado, también puede ser interesante que la organización lo asuma como proyecto interno en lugar de cerrarlo. Con esto puede conseguir un producto a un coste bajo, parte del proyecto ya ha sido pagado, que puede ser vendido a otros clientes.

Por tanto, existe una retroalimentación entre este análisis de la situación y la decisión de cierre de un proyecto. Una vez esta decisión se confirma, el proceso es exactamente igual al proceso normal de cierre de un proyecto, con la salvedad que en el momento de cerrar financieramente el proyecto pueden existir unos pagos pendientes que deberán ser reclamados o computados como perdidas.

En proyectos para terceros, el cierre de un proyecto que no se ha acabado puede generar el inicio de un proceso de reclamación y cobro de las cantidades pendientes, el cual puede llegar a implicar acciones legales; lo que desde mi punto de vista ya no formaría parte del proyecto. Mi opinión es que el director del proyecto debe intentar facturar todo lo posible dentro del cierre del contrato con el cliente, identificando finalmente aquellas cantidades que no ha sido posible facturar, las cuales serán una perdida para el proyecto. Posteriormente la organización debe intentar compensar estas pérdidas con los procesos de reclamación que considere oportunos, o aceptarlas.