10 ventajas de la gestión de proyectos contadas por un Jefe de Proyectos
La rapidez con la que las empresas españolas están implementando la Gestión de Proyectos es un claro ejemplo de las ventajas inmediatas que reporta, y su largo recorrido de beneficios para el medio y largo plazo de las organizaciones de cualquier sector y área de negocio.
Esta semana nos han estado contando su experiencia y visión global dos alumnos de ITC (gerente y jefe de proyectos de la misma empresa) a los que les pedimos su visión tras dos años de la implantación de un sistema de gestión de proyectos en su organización industrial de 83 profesionales:
Jefe de Proyectos: «Hemos pasado casi dos décadas siguiendo caminos por un montón de mapas poco precisos, y ahora llevamos dos años trabajando con un GPS que nos guía y lleva en los proyectos desde el punto A al punto B, por el camino óptimo: el que más ahorro de costes, tiempo y riesgos nos proporciona, además de proporcionarnos una indispensable visualización del estado de cada proyecto en tiempo real, lo cual nos permite adelantarnos a problemas, redistribuir inteligéntemente recursos entre proyectos, priorizar, etc».
Gerente: «Con la inversión de la implantación sobradamente recuperada, las impresiones son más claras si cabe: gracias al sistema de gestión de proyectos atraemos nuevos clientes por que les transferimos más confianza previa, y además somos más cumplidores en las fechas de entrega, fidelizando así a los que teníamos, incluso a los más descontentos, porque ahora sí cumplimos mayoritariamente con los objetivos. No es magia, sino orden, buenas recetas y una herramienta tecnológica que nos ayuda mucho controlar y tomar decisiones, reducir costes, y controlar los riesgos, que en nuestro caso ha sido Microsoft Project».
Este es el resumen de los 10 beneficios que les ha reportado tener un sistema de gestión de proyectos:
1. Somos más eficientes en la entrega de los proyectos: La PMO (Oficina de Gestión de Proyectos), proporciona una «hoja de ruta» que los involucrados pueden seguir con facilidad y lleva a terminar el proyecto en tiempo, coste y alcance como nos habíamos fijado. Usamos Microsoft Project, que es muy amigable visualmente para que cada miembro del equipo, sepa que camino debe seguir, en que estado están las tareas que le preceden o se relacionan, o el impacto de no entregar a tiempo… todo lo podemos ver, analizar y simular con exactitud. El poder prever los baches del proyecto para evitarlos, en lugar de solventarlos improvisadamente como nos ocurría antes, nos está permitiendo ahorrar mucho tiempo y por tanto costes y estrés.
2. Aumenta la satisfacción de los clientes: cuando al cliente le entregamos el proyecto hecho a tiempo y dentro del presupuesto, el cliente nos estrecha la mano feliz, y es mucho más probable que vuelva a contar con nosotros. Gracias al sistema de gestión, cuando ofertamos transmitimos confianza y seguridad al cliente, y le involucramos desde la fase 1 a través de un contacto regular con él para informarle del avance del proyecto. Con esto logramos una mayor implicación por su parte, lo que le hace tener más conocimiento sobre lo que estamos desarrollando, cómo lo estamos desarrollando, y si surge algún imprevisto, está informado tanto del acontecimiento como de la solución. Y al final cuando le entregamos el proyecto en los términos acordados, más que un cliente, sentimos a menudo tener un socio, que volverá a confiar en nosotros y nos recomendará.
Lógicamente no todos los proyectos salen bien, pero también en estas situaciones negativas la gestión de proyectos nos ha beneficiado mucho. Antes si un proyecto fracasaba, teníamos poca información al respecto, o al menos poco accesible y contrastable, por lo que las explicaciones al cliente eran poco convincentes. Hoy sabemos perfectamente lo que ha fallado en un proyecto, y lo podemos explicar con exactitud, junto una propuesta de solución acertada, y eso el cliente lo comprende mejor, y nos ayuda a reconducir la situación en beneficio de todos.
3. Aprendizaje y aprovechamiento de la experiencia: las mismas estrategias que nos permiten completar con éxito determinados proyectos, nos sirven muchas veces para utilizarlos en nuevos, y ahorramos tiempo de diseño, incrementando la certidumbre del resultado. Todo lo que hacemos queda en la memoria de la PMO, para cualquier proyecto de mañana o dentro de años, y todo ese conocimiento es un auténtico valor para la empresa en el futuro, que antes se perdía en buena parte.
4. Mejora la unión y el desarrollo del equipo: los resultados positivos ha indo convenciendo a los más reacios al cambio, y nos ha animado a aprender más, y seguir buscando formas para llevar a cabo los proyectos de manera más eficiente. En general, todos hemos dado un salto cualitativo en la parte de gestión de proyectos, y trabajamos sustancialmente más en equipo que antes de la gestión de proyectos.
5. Mayor ventaja competitiva: los beneficios internos y las mejores relaciones con los clientes, han propiciado que nuestros éxitos se difundan rápido y lejos, por lo que tenemos una posición y reputación más fuerte en el mercado.
6. Nuevas oportunidades para expandir nuestro negocio: subcontratamos y delegamos menos, y sabemos mucho más de las partes del proyecto que no desarrollamos directamente, lo que nos lleva a tener un conocimiento más profundo y amplio del negocio que nos permite ofrecer nuevos servicios.
7. Mejora la flexibilidad de la empresa y su orientación al mercado: posiblemente sea uno de los mayores beneficios que la gestión de proyectos nos ha aportado. En una época de tantos y tan rápidos cambios en los mercados, poder tomar la dirección más inteligente para cada momento y cada proyectos, es básico para mantenernos orientados hacia la demanda. Para muchas empresas medianas y pequeñas como la nuestra, esta ventaja por sí sola ya hace que merezca la pena implementar un sistema de gestión de proyectos.
8. Mayor control de los riesgos de los proyectos: cuando comienzas un proyecto, los riesgos potenciales siempre pueden saltar de manera improvista y lastrar o hasta hacer fracasar tu proyecto, por lo que contar con una estrategía en la que los riesgos están identificados, calculados y previstos, nos aporta mucha estabilidad, tranquilidad y sobre todo capacidad de actuación para disminuir sus efectos o incluso evitarlos. Además tenerlos identificados y controlados por el sistema, promueve que todo el equipo estemos en alerta para detectarlos o anticiparnos.
9. Aumento de la calidad: va mano a mano con la mayor eficacia y nos está permitiendo lanzar productos y servicios de un nivel muy alto, justo por encima de las exigencias del mercado, y que nos permiten estar en una posición privilegiada en este punto.
10. Aumento de la Cantidad: he dejado la mayor ventaja que nos ha supuesto la gestión de proyectos para el final. Un aumento en la cantidad a menudo es resultado de una mayor eficiencia, que al final es la base de la gestión de proyectos: optimizar. Con los mismos recursos somos capaces de hacer mucho más y mejor, por lo que hemos multiplicado nuestra capacidad de producción, manteniendo costes, y eso es un gran margen de beneficio para esta empresa.
Implementando las estrategias fundamentales de la metodología de gestión de proyectos, y con el comienzo desde cero de Ms Project – Ms Project Server en conexión a nuestro viejo ERP, hemos mejorado mucho en sólo dos años, y sobre todo que tenemos la sensación de que vamos a mejorar aún más en los próximos. Afinamos mejor la puntería en los proyectos que ofertamos, alcanzamos regularmente los objetivos deseados, y dentro del tiempo y coste fijado, y ésta no es la imagen que tenemos en el recuerdo de años atrás, en la que la incertidumbre sobre el desarrollo de los proyectos, y los fracasos, eran los protagonistas, frente a la estabilidad positiva actual.
